Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé mítinky průměrnému zaměstnanci až sedmatřicetn procent času z jeho pracovního týdne.
To vychází v průměru na devět hodin na zaměstnance týdně.
To je jedenáctiprocentní nárůst času stráveného na schůzkách oproti roku 2011. Zvláště ve větších společnostech a korporacích často „meetingmánie“ dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají mítinky za účelem přípravy na budoucí mítinky a efektivita se zcela ztrácí. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek svého týmu?
Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba
Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o velmi náročnou záležitost. Dvouhodinový mítink pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den a pokud je takových schůzek i několik denně, jejich finanční náročnost stoupá ještě více.
Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu, či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů. Vyhnout bychom se měli naopak zdlouhavým a obecně zaměřeným schůzkám, kde se spíš „vaří z vody“.
Nepodceňujte přípravu
Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na mítink a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas. „Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že máte naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebudete schopni se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.
Vyhněte se pravidelným meetingům
Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným mítinkům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc mítinky zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.
Využívejte technologie
Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy mítink probíhá přes videokonferenční techniku. „Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních mítinků do on-line sféry,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize. Dále se také vyplatí investovat do kvalitního prezentačního řešení, které předejde problémům při zapojování různých typů zařízení a jejich špatné kompatibility.
TI LifeSize
Sdílet
Hodnotit
Autor článku
