Poradna: Procesy, kterými zvyšujete u zaměstnanců riziko nomofobie

Objevila se hlavně v důsledku trendu „být stále online“. Onemocnění však nepůsobí negativně pouze na psychiku člověka, který je ve velkém stresu. Má vliv taky na mozkovou aktivitu, pracovní produktivitu nebo chování. Víte, kterými nešvary si nejčastěji pěstujete ve firmě nomofobiky?
S nomofobií se dostáváme do stavu, kdy se bojíme ztráty mobilního signálu nebo třeba vybití baterie telefonu. Zjednodušeně řečeno – stresujeme se z toho, že nebudeme moct mobil používat. Důsledky jsou však závažnější, než se zdá. Nejedná se jen o podlomenou psychiku a stres. Nomofobici totiž vykazují také zhoršenou paměť nebo schopnost koncentrovat se, v důsledku čehož mohou mít mnohem horší studijní či pracovní výsledky. S nadměrným používáním technologií pak neméně souvisí i poruchy spánku a soustředění nebo zvýšená prokrastinace. Jistě si řeknete, že pokud člověk používá telefon v přiměřené míře, nemůže se nic stát. Nicméně právě přehnanými nároky na zaměstnance můžeme riziko podlehnutí této fobii znásobit. Jako dobří zaměstnavatelé byste si proto měli uvědomit, kde je hranice digitální efektivity, při níž využívají zaměstnanci v práci technologie tak, aby pro ně byly přínosné, ale zároveň ještě bezpečné.
1. Maily 24/7
Mnohdy spoléháme na to, že zaměstnanci na vybraných pozicích budou číst emaily v průběhu celého dne, i po pracovní době nebo přes víkend. Souvisí to také s obsahem emailové komunikace, kde často na něco spěcháme nebo se divíme, když adresát neodpoví večer na dotaz. „Je velmi těžké nastavit si správně pravidla firemní komunikace přes mail. Samozřejmě záleží na gesci zaměstnance a aktuální situaci,“ říká Jiří Jemelka ze společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. „Je dobré si třeba stanovit a napříč firmou odkomunikovat čas, dokdy je potřeba email kontrolovat a reagovat na něj. Zaměstnanec by se totiž neměl cítit pod neustálým tlakem a odpovědný k tomu kontrolovat příchozí poštu neustále a s obavou, jestli tam ještě něco důležitého nepřišlo. Měl by mít nějakou hranici, kdy si po práci plnohodnotně odpočine a vypne, tedy jak fyzicky, tak psychicky. Jen tak může být dlouhodobě efektivní a jeho zaměstnání jej bude naplňovat,“ dodává Jemelka. Pokud se jedná o opravdu naléhavou záležitost, doporučuje takové momenty řešit telefonicky, případně upozornit SMS zprávou na důležitý email, který přišel po interně dohodnuté době.
2. Zbytečné aplikace a notifikace
Aplikace na trekování práce, plnění úkolů, interní komunikaci, další na řízení financí nebo plnění docházky. Často požadujeme po zaměstnancích, aby využívali poměrně velké množství různých programů a software řešení. A samozřejmě chceme, aby je měli synchronizované napříč všemi zařízeními, která používají. Nebo si to tak lidé ve firmě aspoň myslí. Proto je vhodné stanovit, jaké aplikace jsou opravdu nutností a které mohou sloužit spíše doplňkově. K tomu je dobré určit, která appka si žádá vyšší pozornost a rychlou synchronizaci, takže nestačí ji mít na desktopu v pracovním počítači, ale potřebujeme ji i v telefonu nebo jiných smart zařízeních. Třeba pro případy, kdy pracujeme mimo kancelář. Čím méně takových bude, tím méně bude roztříštěna pozornost pracovníka mezi různé technologické nástroje – počítač, notebook, tablet a telefon. Souvisí s tím úzce taky nastavení notifikací – ne u všech je určitě potřeba, aby notifikovali zaměstnancům v okamžitém čase všechny změny, zejména pak na telefonu. U některých jim jistě postačí, když přijde jednou či vícekrát za den informační email s uskutečněnými změnami a novinkami (ideálně v pracovní době).
3. Chybějící „politika“ užívání mobilů
Může se to zdát jako posun v čase zpátky, ale poměrně značně akcentovaným trendem se ve firemní kultuře stává tzv. smartphone policy, tedy využívání mobilů a smartphonů v pracovní době a na pracovišti obecně. Existují velcí hráči, kteří už mobily v práci úplně zakázali, příkladem ze zámoří může být třeba FedEx nebo General Motors. Tuto praxi však najdeme i u našich blízkých sousedů, třeba v německé strojírenské firmě Continental AG. V některých odvětvích dnes asi nedokážeme mobily na pracovišti zcela eliminovat, nicméně podle odborníků pomáhá aspoň nastavený systém pravidel. „Je to hodně individuální. Nejběžnějším minimem je třeba vypnutý zvuk a telefonování ve speciální budce nebo aspoň mimo kancelář. A zákaz hraní her. Firmám se však postupně osvědčuje třeba i omezení některých sociálních sítí, pokud je pracovníci nepotřebují k práci. Nejčastěji se jedná o Facebook a WhatsApp. Nejde o to někoho limitovat, nicméně může to výrazně pomoct od distrakce, které se mohou pracovníci právě třeba chatováním na různých typech messengerů vystavovat, aniž by si toho byli vědomi,“ vysvětluje Jemelka. Podle lékařů je totiž s každou notifikací nebo zprávou, která nám vyběhne na displeji, vystaven náš mozek vyplavení malinkého množství dopaminu, který nás svádí k tomu podívat se, co nám na obrazovce vyběhlo a přečíst si to. „Zmíněné sociální sítě nemusí být třeba úplně zakázány, ale pokud je dobře utvořená firemní kultura, lze zavést například takový systém, kde mají zaměstnanci vypnuté notifikace z komunikačních aplikací a pokud chtějí aplikaci použít, dají si pauzu a jdou mimo pracovní místo, třeba do nějaké relax zóny,“ uzavírá Jemelka.
4. Oběd, meeting, vzdělávání
Poměrně častým nešvarem je také očekávání, že zaměstnanci budou online i ve chvílích, kdy nejsou v klasickém pracovním nasazení. Dochází pak třeba k situacím, kdy se pracovník interně vzdělává, ale na školení nebo na hodině angličtiny zároveň řeší taky pracovní emaily a komunikaci na Slacku nebo jiné síti určené pro chat mezi zaměstnanci. Dejte proto napříč firmou vědět, že tohle jsou okamžiky, kdy pracovníci nemusí mít nutně telefon u sebe. To stejné by mělo platit pro dobu obědové pauzy, v tomto případě byste měli dokonce svým zaměstnancům doporučit či na ně apelovat, aby si od technologií na chvíli odpočinuli. Nepoužívání technologií může být příjemným osvěžením taky v případě interních meetingů. Obzvláště pokud se jedná o kreativní seance, kde je potřeba řešit problémy, vymýšlet nové strategie a nápady nebo například zhodnocovat práci. V těchto případech není na škodu se občas vrátit zpět k obyčejnému flipchartu a technologické vymoženosti nechat na pracovním stole v kanceláři.