Poradna: Obávané GDPR. Co představuje a jak na něj vyzrát?

Nová pravidla zaručují všem občanům Evropské unie stejnou a vysokou ochranu osobních údajů. Přicházející změny pocítí každý, kdo s údaji pracuje nebo je shromažďuje. Typickým příkladem jsou společenství vlastníků a bytová družstva. Co pro ně může být řešením?

Vybrat si spolehlivého dodavatele služeb, zejména rozúčtovací společnost. Obecně můžeme říci, že GDPR zpřísňuje pravidla pro zpracování a evidence osobních údajů. Osobním údajem je jakákoli informace, na jejímž základě je možné identifikovat danou osobu. Patří k nim nejen klasicky jméno, pohlaví a datum narození, ale nově také např. e-mail, IP adresa, telefonní číslo anebo číslo bytu ve spojení s adresou.

Co znamená GDPR pro společenství vlastníků a bytová družstva?

Změny také významně zasáhnou do chodu společenství vlastníků jednotek a bytových družstev. Jejich předsedové či členové výboru nebo představenstva (podle konkrétních stanov daného subjektu), nikoli správcovské firmy či externí dodavatelé služeb, jsou totiž jako statutární orgán odpovědni za správu a ochranu osobních údajů obyvatelů bytů.
„Doporučujeme předsedům společenství vlastníků jednotek a bytových družstev, aby v první řadě udělali revize svých databází, smazali nepotřebné údaje a zkontrolovali smlouvy s externími dodavateli,“ navrhuje Jana Machková, ředitelka společnosti ista Česká republika.
Správci objektů a rozúčtovací společnosti budou muset v důsledku změn přijmout různá technologická opatření, která mohou být finančně velmi nákladná. Dodavatelé nabízející příliš levné služby se proto mohou stát nespolehlivými. „Pokud si SVJ a BD najdou kvalitního dodavatele, který zaručuje technické zabezpečení citlivých dat na vysoké úrovni, ulehčí si mnoho práce a také sníží riziko vysoké pokuty,“ dodává Jana Machková.
Pokuta se může vyšplhat až na 20 milionů eur nebo čtyři procenta z celkového ročního obratu. Pokud má tedy společenství vlastníků nebo bytové družstvo několikamilionové roční příjmy, může se pokuta pohybovat v řádech desítek až stovek tisíc korun. To je částka, za niž by se dala pořídit např. nová okna do celého bytového domu nebo zateplení fasády.

Co představuje GDPR pro jednotlivce a firmy obecně?

Změny se dotknou jak jednotlivců, tak i firem, institucí, zaměstnanců a dalších subjektů napříč všemi odvětvími a přinesou spoustu změn. Především více práv pro občany a více povinností pro firmy. Občan bude moci požádat firmu o informace týkající se zpracování osobních údajů, jejich opravu, nebo dokonce vyzvat k vymazání, pokud se nenajde oprávněný důvod, proč je firma potřebuje nadále uchovávat. Celkově budou muset firmy přijmout taková organizační a technologická opatření, která zajistí maximální bezpečnost, spolehlivost a důvěryhodnost při nakládání s osobními daty.
O společnosti ista Česká republika

Společnost ista je jednou z předních světových společností působících v oblasti zvyšování energetické účinnosti budov. Svými produkty a službami pomáhá udržitelným způsobem hospodařit s energiemi, šetřit náklady a emise CO₂. Společnost ista se specializuje na měření a rozúčtování individuální spotřeby energií a transparentní vizualizaci dat o spotřebě pro bytové domy a komerční nemovitosti. K tomu využívá portfolio hardware komponentů – poměrové rozdělovače nákladů na teplo, vodoměry, měřiče tepla a související instalační systémy. Je průkopníkem v oblasti výzkumu a vývoje měřicí techniky. Společnost ista usiluje o spravedlivé rozdělení nákladů na odebrané teplo a vodu na základě individuální spotřeby. Už déle než 100 let poskytuje své služby více než 12 milionům bytových jednotek ve 24 zemích po celém světě. V České republice ista působí od roku 1992 a poskytované produkty a komplexní služby patří k nejspolehlivějším a nejvyspělejším na českém trhu. Více informací najdete na www.ista.cz.