Poradna: Jak v práci správně psát a používat firemní e-maily

Kdy se například nehodí používat pracovní e-mailovou schránku pro soukromé účely? Jak správně e-maily vlastně psát?

Pracovní vs. soukromý e-mail

Firemní e-mail by pracovníci neměli používat k soukromým účelům a naopak. V řadě firem to vyžadují interní pravidla. „Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu, nebo dokonce data či firemní soubory,“ říká Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data. Některé firmy zase striktně zakazují používání soukromého e-mailu v pracovní době.

Jaké oslovení zvolit

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení. Aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem.

Pokud firma taková pravidla nemá, záleží na pracovníkovi, jaké oslovení zvolí. V každém případě však nesmí opustit rámec slušnosti. U rozloučení je důležitou součástí podpis s kontaktními údaji. Ty mají být co možná nejpodrobnější, určitě nesmí chybět telefonický kontakt. Ne vše lze totiž vyřídit e-mailem.

Upozornění na dovolenou

Před odjezdem na dovolenou nesmí pracovník zapomenout na aktivaci upozornění na svou nepřítomnost. Jeho přímé okolí možná ví, že je na dovolené, ale další zaměstnanci firmy a samozřejmě i klienti už o tom často nemají tušení. Především v obchodní sféře je to naprostá nutnost.

Ne moc neformálně

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

Stále častěji z mobilu

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy namístě.

Kdy se e-mail nehodí

„E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu,“ míní Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

A ještě jeden tip pro všechny, pro které byla jednička z češtiny těžko dosažitelnou metou: pokud si je někdo vědom svých limitů v psaném textu, měl by častěji telefonovat než psát.

Na co si dát také pozor

Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny. Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou na data objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv. Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.